Zpráva kontrolní komise o činnosti družstva za rok 2002

1. Úvod
2. K výsledkům hospodaření družstva
3. K činnosti kontrolní komise
4. K činnosti představenstva
5. Vyjádření kontrolní komise k účetní závěrce
6. Vyjádření kontrolní komise k rozdělení zisku
7. Návrh kontrolní komise na přijetí usnesení

1. Úvod

   Zpráva kontrolní komise je vzhledem k činnosti představenstva družstva značně kritická. Hlavní důvody tohoto kritického postoje jsou následující:

   • Představenstvo nepracuje jako kolektivní orgán. Došlo k tzv. „rozdělení kompetencí“ na organizační a ekonomické záležitosti (řeší Ing. Drahotský) a technické záležitosti (řeší Ing. Kopecký). Tyto záležitosti jsou tedy řešeny zcela individuálně, často bez vědomí ostatních členů představenstva.
   • Představenstvo velmi nedostatečně komunikuje s druhým orgánem družstva, tj. s kontrolní komisí. Poslední dobou je to jen formou „otevřených dopisů“ přes nástěnky družstva v jednotlivých vchodech. Představenstvo odmítá uznat smysl práce kontrolní komise. Při jakékoli připomínce ze strany komise reaguje představenstvo uraženě a nekonstruktivně.
   • Představenstvo tedy podle názoru komise doposud nenašlo vhodnou formu pro řízení družstevních záležitostí tak, aby byl zajištěn klidný, racionální a rutinní chod záležitostí družstva.

   V zájmu objektivity je však nutno konstatovat i pozitivní stránky činnosti představenstva. Představenstvo družstva:

   • odvedlo užitečnou práci v přípravné fázi vzniku družstva (to ale zejména předseda kontrolní komise také)
   • zajistilo výstavbu kanceláře družstva v suterénu domu č. p. 1786 (je však otázka, zda ji družstvo potřebuje a proč kancelář nemůže využívat také kontrolní komise!)
   • v hospodaření družstva v zásadě nebyly zjištěny nedostatky z hlediska finančního hospodaření (i když např. kontakty s účetní firmou nejsou zcela bez závad, viz záležitost s Centrou)
   • nebyly zjištěny zásadní problémy při dodržování stanov (dílčí připomínky jsou uvedeny v dalších bodech zprávy).

2. K výsledkům hospodaření družstva

   Z účetní závěrky provedené účetní firmou ProDůM ke dni 31. 12. 2002 kontrolní komise zjistila, že

   Majetek družstva tvoří
   stavby	15.463.751,00 Kč
   pozemky	807.520,00 Kč
   celkem nemovitosti	16.271.271,00 Kč
   Peněžní prostředky k 31. 12. 2002:
   na hotovosti v pokladně	3.401,90 Kč
   na BÚ	32.472,96 Kč
   na termínovaném účtu	873.500,37 Kč
   celkem peněžní prostředky	909.375,23 Kč
   Výnosy družstva
   tržby z nájemného celkem	396.268,76 Kč
   z toho nájemné od členů BD 318.277,31 Kč nájemné od nájemníků 45.019,45 Kč nájemné z nebyt. prostor 32.687,00 Kč ostatní tržby od nájemníků 285,00 Kč
   penále z nájemného	2.234,00 Kč
   zápisné a poplatky	21.000,59 Kč
   úroky celkem	14.583,74 Kč
   celkem výnosy	434.087,09 Kč
   Náklady družstva
   spotřeby materiálu	17.861,30 Kč
   opravy a udržování	58.045,50 Kč
   ostatní služby	89.863,32 Kč
   odměny členům představenstva	144.000,00 Kč
   kolky a poplatky	5.970,00 Kč
   pojistné a jiné provozní náklady	7.615,00 Kč
   odpisy staveb	34.948,00 Kč
   bankovní poplatky	4.289,00 Kč
   daň z příjmu	22.010,00 Kč
   náklady celkem	384.602,12 Kč
   Zisk dosažený v roce 2002
   rozdíl mezi výnosy a náklady	49.484,97 Kč
   rentabilita (zisk/náklady)	13 %

   Rentabilita hospodaření družstva je velmi nízká. Je dána vysokými náklady, zejména neúměrně vysokými odměnami představenstva, které představují 37,5 % všech nákladů družstva. Podle názoru kontrolní komise by měla při současné výši nájemného a dalších příjmů družstva být rentabilita minimálně 30 %.

   Ke kontrole nebyly předloženy žádné doklady o inventarizaci majetku. Kontrolní komisi není známo, že by byla provedena fyzická inventura hmotného majetku v průběhu posledních čtyř měsíců loňského roku ani v prvém měsíci tohoto roku, jak ukládá ustanovení § 30 odst. 3 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Vyplývá z toho, že družstvo neeviduje svůj majetek předepsaným způsobem.

3. K činnosti kontrolní komise

   Kontrolní komise s představenstvem družstva spolupracovala ještě před zápisem družstva do obchodního rejstříku, to znamená ještě před jeho vznikem. Převážně se jednalo o pomoc s organizačními záležitostmi. Družstvo vzniklo dne 8. 3. 2002 a od tohoto okamžiku se zástupce komise zúčastňoval pravidelně schůzí představenstva. Kontrolní komise tak byla informována o všech záležitostech, kterými se představenstvo zabývalo a měla také možnost se k řízení družstva vyjadřovat.

   Při jednáních s firmou CENTRA, v. o. s. se kontrolní komisi ve spolupráci s představenstvem podařilo ještě před uzavřením kupní smlouvy zajistit výměnu zkorodovaných zábradlí lodžií ve všech třech domech. Po uzavření kupní smlouvy s Městskou částí Prahy 11 byl podán návrh na vklad do katastru nemovitostí. Družstvo se stalo vlastníkem obytných domů a pozemků těmito domy zastavěnými dne 17. 7. 2002. Koncem měsíce července došlo za účasti člena kontrolní komise k fyzickému převzetí objektů od správní firmy CENTRA, v. o. s.

   Ke dni 1. 8. 2002 byly se všemi nájemníky uzavřeny nové nájemní smlouvy. Kontrolní komise se výrazně podílela na jejich vyhotovení i následném předání nájemníkům. Teprve tímto okamžikem se družstvo fakticky ujalo správy domů.

   Důležitou roli sehrála kontrolní komise při jednání s paní Kornhaüserovou, která jako družka uplatňovala nárok na užívání bytu č. 16 v domě č.p. 1785 po zemřelém panu Bernhaüserovi. Po řadě jednání s Městskou částí Praha 11 i s právním zástupcem pozůstalé se podařilo tento byt uvolnit. Na přípravě výběrového řízení na pronájem uvolněného bytu za tržní nájemné se komise rovněž aktivně podílela. Vyhodnocení a vlastního výběru nového nájemce se však již nezúčastnila.

   V souvislosti s výběrovým řízením řešila kontrolní komise písemnou stížnost na rozhodnutí představenstva, kterou podal dne 27. 11. 2002 člen družstva Ing. Tomáš Červenka. Při prošetřování stížnosti se komise zabývala objektivními příčinami sporu a přitom zjistila v činnosti představenstva některé nedostatky, na něž představenstvo neprodleně upozornila a požádala o jejich odstranění. Podrobnosti jsou v zápisu z jednání komise ze dne 29. 11. 2002, který je k dispozici k nahlédnutí každému členovi družstva. Právní konzultaci, kterou komise požadovala k vyřízení stížnosti, představenstvo neumožnilo.

   Toto byl okamžik, kdy nastala zásadní změna ve spolupráci mezi představenstvem a kontrolní komisí. Vedení představenstva svou kritiku tvrdě odmítlo a při následných jednáních zaujalo "bojovou" pozici, která jakékoliv konstruktivní řešení situace znemožňovala. Představenstvo přestalo komisi poskytovat zápisy ze svých schůzí a komisi ani jiným způsobem o svých aktivitách neinformovalo. Přes veškerou snahu všech členů kontrolní komise o obnovení vzájemné důvěry a spolupráce se negativní přístup vedení představenstva nepodařilo změnit. Komise tak od počátku tohoto roku vlastně nemá o činnosti představenstva žádné oficiální informace.

   Další stížnost, kterou se kontrolní komise zabývala, podala dne 28. 2. 2003 paní Marie Hodíková, nájemce nebytových prostorů (kadeřnictví) v domě č. p. 1787. Předmětem stížnosti bylo opakované používání WC a odběr vody představenstvem a manipulace s vodoměrem. Klíče od WC, které jsou uloženy v zapečetěné obálce v kanceláři představenstva, mohly být použity pouze v případě ohrožení majetku družstva. Vstup představenstva do pronajatých prostor, aniž by k ohrožení majetku došlo, a manipulaci s vodoměrem, považuje kontrolní komise za jednoznačné porušení podmínek nájemní smlouvy ze strany představenstva.

   Místo omluvy si představenstvo vymohlo na nájemci souhlas s dalším užíváním WC, jenž sousedí s jeho kanceláří. K překvapení všech dne 18. 2. 2003 představenstvo rozhodlo hlasem předsedy a místopředsedy, že nájemní smlouvu s paní Hodíkovou a jejími dcerami jednostranně vypoví. S tímto rozhodnutím představenstva kontrolní komise zásadně nesouhlasí a členské schůzi navrhne toto usnesení představenstva zrušit.

   V závěru loňského roku zpracovala kontrolní komise z vlastní iniciativy návrh na změnu stanov. Navrhla odstranit některé chyby v současných stanovách a zároveň doplnit některá nová ustanovení, jejichž potřeba vyplynula z konkrétních situací, s nimiž se při své činnosti komise setkala. Návrh byl předložen počátkem tohoto roku představenstvu k vyjádření. Dosud jsme žádné stanovisko představenstva k našemu návrhu neobdrželi.

   Vzájemné vztahy mezi vedením představenstva a kontrolní komisí se staly neudržitelné. Představenstvo místo snahy o nápravu vztahů přešlo do roviny osobních útoků. Nedávno se o tom mohli díky otevřenému dopisu předsedovi kontrolní komise přesvědčit všichni členové družstva. Také účetní podklady pro tuto zprávu si musela zajistit kontrolní komise sama, když o jejich zaslání požádala přímo účetní firmu, která účetnictví zpracovává. Přes mnohé ústní žádosti a písemnou žádost ze dne 28. 2. 2003 předložilo představenstvo komisi doklady pro kontrolu účetnictví až tuto neděli večer, to znamená pouze tři dny před členskou schůzí.

   Z těchto důvodů se všichni tři členové kontrolní komise rozhodli dát své funkce k dispozici. Pokud členská schůze stávající členy kontrolní komise v jejich funkcích potvrdí, pak jsme ochotni vykonávat tyto funkce nadále. Předpokládáme totiž, že po částečné obměně představenstva dojde k obnovení původní dobré úrovně spolupráce.

4. K činnosti představenstva

   Představenstvo je kolektivní orgán, který tvoří pět členů. O důležitých otázkách rozhoduje formou usnesení, o kterých má hlasovat. Každý člen představenstva má jeden hlas. O přijímaných rozhodnutích by se mělo nejdříve diskutovat a poté hlasovat. Místo toho došlo v představenstvu k rozdělení kompetencí mezi předsedu a místopředsedu, přičemž si každý rozhoduje o svěřených úkolech sám. Takový způsob řízení družstva není do budoucnosti akceptovatelný.

   O vztazích představenstva a kontrolní komise jsme se již zmínili. Zbývá doplnit, že představenstvo odmítá připustit, že úlohou kontrolní komise je kontrolovat veškerou jeho činnost, to znamená nejen účetnictví, ale i všechna jeho ostatní rozhodnutí. Vedení představenstva opakovaně prohlásilo, že se ze své činnosti bude zodpovídat pouze členské schůzi a nikomu jinému. Představenstvo pohlíží na kontrolní komisi jako na arbitra, který pouze kritizuje práci jiných. Každý dotaz komise nebo její připomínku považuje za projev nedůvěry a zásah do svých kompetencí. Představenstvo sice často zdůrazňuje nutnost vzájemné spolupráce, ve skutečnosti však činí vše, aby svou kontrolu znemožnilo.

   Nyní konkrétně k některým rozhodnutím představenstva, o kterých se domníváme, že by s nimi měla být členská schůze seznámena a měla by mít možnost k nim případně zaujmout stanovisko:

   • V listopadu 2002 byla družstvu vrácena firmou CENTRA, v. o. s. částka 67.684,73 Kč za vyúčtování nájmu za období od 17. 7. do 31. 7. 2002. Tuto částku si představenstvo ponechalo, aniž by o ní a o způsobu, s jakým s ní chce naložit informovalo členy družstva. Kontrolní komise v tomto směru navrhne přijetí usnesení.
   • Podle stanov i podle způsobu zastupování zapsaném v obchodním rejstříku musí být každý příkaz k úhradě i k hotovostnímu výběru opatřen dvěma podpisy členů představenstva. Předseda družstva nechal k BÚ vystavit platební kartu, kterou vybírá hotovostní částky sám. Tím je obcházen výše uvedený ochranný princip a peněžní prostředky družstva jsou vystaveny vyšší míře zneužití, než je nutné (např. při ztrátě karty). Předseda odmítl platební kartu přes opakovanou žádost komise zrušit. Kontrolní komise navrhne přijetí usnesení k okamžitému zrušení karty.
   • Ve věci pronájmu bytu č. 16 v domě č. p. 1785, který byl pronajat na dobu jednoho roku za tržní nájemné 4.000,- Kč měsíčně, došlo k dohodě, že před uplynutím nájemní smlouvy bude vypsáno nové výběrové řízení. K výši dohodnutého nájemného nemá komise připomínky. Také v této věci komise navrhne členské schůzi přijetí usnesení.
   • Náklady na vybudování kanceláře pro představenstvo v suterénu domu č. p. 1786 činily ke dni 31. 12. 2002 celkem 43.073,40 Kč.
   • Na výměnu oken v bytě č. 22/1787 (člen BD pan Václav Štěpnička) za plastová v ceně 29.058,30 Kč nebyl vypracován odborný posudek. Představenstvo rozhodlo samo, že jde o havarijní stav.
   • Představenstvem navrhovaná výměna zámků a klíčů od všech domů nebere v úvahu negativní dopady tohoto řešení. Doporučujeme tento záměr přehodnotit.
   • V prosinci 2002 obdrželo družstvo neúměrně vysokou fakturu za režijní odběr elektřiny v jednom v domů na částku 2.912,- Kč. Obvyklá částka je kolem 250,- Kč. Doporučujeme zjistit příčinu a zjednat nápravu, případně přeúčtovat částku odběrateli.
   • Odměny ve výši 144.000,- Kč si představenstvo vyplatilo zpětně za celý rok, aniž by vzalo v úvahu, že družstvo a tedy i představenstvo právně vzniklo až zápisem do obchodního rejstříku dne 8. 3. 2002. Podle názoru kontrolní komise jsou odměny vyplacené za období před vznikem družstva neoprávněné. V této věci komise navrhne členské schůzi přijetí usnesení k nápravě.
   • Dopisem ze dne 6. 12. 2002 požádal člen představenstva pan Mgr. Jan Čapek o uvolnění z funkce ke dni 31. 12. 2002 z důvodu časového zaneprázdnění. Za jeho práci pro družstvo mu upřímně děkujeme.
   • Také místopředseda představenstva Ing. František Kopecký, CSc. oznámil dopisem ze dne 18. 12. 2002 rezignaci na svou funkci. Dopis adresoval této členské schůzi s tím, že končí dnem 31. 3. 2003. Také v jeho osobě ztrácí představenstvo odborníka, který svou činností výrazně přispěl ke vzniku a k rozběhu družstva. Také jemu upřímně děkujeme za jeho práci ve prospěch družstva.
   • Vysoké náklady a trvalé potíže, které má vedení představenstva se správou družstva „svépomocným způsobem“ nutí k zamyšlení nad stávajícím způsobem správy našeho společného majetku. Kontrolní komise se přiklání k četným podnětům členů družstva a doporučuje přehodnotit způsob současné správy domů. Domníváme se, že po všech stránkách výhodnější se jeví možnost komplexní správy profesionální firmou. Kontrolní komise je připravena vypracovat podrobné ekonomické porovnání obou koncepcí a předložit je novému představenstvu k posouzení.
   • Forma, jakou zejména v poslední době komunikuje vedení představenstva s kontrolní komisí, s některými nájemníky a členy družstva, vyvolává vážné obavy o budoucí vývoj družstva. Komise proto vítá široký zájem členů družstva o práci v představenstvu a další formy pomoci družstvu, který projevili v „dotazníkové akci“.
   • Za způsob dosavadního řízení představenstva a družstva i za vztahy, které vznikly uvnitř představenstva, je v podstatné míře zodpovědný předseda představenstva, Ing. Jiří Drahotský. Z těchto důvodů, ale také s přihlédnutím k vážnému zdravotnímu stavu pana předsedy, jej vyzýváme, aby na této členské schůzi dal svou funkci k dispozici a hlasováním nechal přítomné členy družstva rozhodnout, zda si přejí, aby nadále družstvo v této funkci zastupoval.

5. Vyjádření kontrolní komise k účetní závěrce

   Výsledky účetní závěrky mohou ovlivnit některá usnesení přijatá členskou schůzí, proto stanovisko závisí na průběhu členské schůze. Teprve poté se kontrolní komise k závěrce vyjádří.

6. Vyjádření kontrolní komise k rozdělení zisku

   Rozdělení zisku navrhuje představenstvo. Kontrolní komise nebyla v době vyhotovení této zprávy s návrhem představenstva seznámena. Stanovisko bude možné sdělit až po předložení návrhu na rozdělení zisku.

   Připomínáme, že družstvo má povinnost vytvářet nedělitelný fond, který musí být založen již při vzniku družstva ve výši 10 % základního kapitálu (byl založen ve výši 5.500,- Kč) a který musí být každoročně navyšován o 10 % čistého zisku. Z čistého zisku roku 2002 by se do tohoto fondu mělo převést minimálně 4.985,- Kč.

   Zbývající část zisku ve výši 44.499,97 Kč lze převést celou do fondu rezervy na opravy a údržbu. Tuto variantu, pokud bude představenstvem navržena, kontrolní komise podpoří.

7. Návrh kontrolní komise na přijetí ustanovení

   Na základě výše uvedených bodů zprávy kontrolní komise o činnosti družstva kontrolní komise navrhuje členské schůzi přijmout následující usnesení:

   1. Členská schůze se usnesla, že družstvu náleží za období od 17. 7. do 31. 7. 2002 nájemné. Na úhradu tohoto nájemného bude použita částka 67. 684,73 Kč, kterou dne 8. 11. 2002 na účet družstva zaslala správní firma CENTRA, v. o. s. jako vyúčtování nájemného ke dni převodu vlastnictví nemovitostí. Zároveň se členská schůze usnesla, že oba dlužníci (pan Šléz, nájemce bytu č. 1/1787, dlužící 1.299,- Kč a pan Švec, nájemce bytu č. 11/1785, dlužící 1.298,- Kč) jsou povinni dlužné částky uhradit družstvu.
   2. Členská schůze se usnesla, že způsob odměňování členů statutárních orgánů družstva, schválený členskou schůzí dne 25. 3. 2002, se ruší. Odměny statutárních orgánů budou za roce 2003 a v dalších letech přiznávány pouze na základě usnesení členské schůze ve výši, která bude každoročně stanovena s ohledem na celkové výsledky hospodaření družstva. Vzhledem k výši odměn vyplacených představenstvu za rok 2002 nemá představenstvo za období leden až březen 2003 nárok na žádné odměny.
   3. Členská schůze se usnesla, že platební karta k běžnému účtu bude neprodleně zrušena.
   4. Členská schůze se usnesla, že rozhodnutí představenstva ze dne 18. 2. 2003 o zrušení nájemní smlouvy na pronájem nebytových prostor v domě č. p. 1787 s paní Marií Hodíkovou se ruší.
   5. Členská schůze se usnesla, že zpětně schvaluje výši nájemného za pronájem bytu č. 16 v domě č. p. 1785 ve výši 4.000,- Kč měsíčně.
   6. Členská schůze se usnesla, že na další pronájem bytu č. 16 v domě č. p. 1785 bude v dostatečném předstihu zajištěno nové a nezávislé výběrové řízení.
   7. Členská schůze se usnesla, že kancelář družstva bude sloužit jednou týdně po dobu nezbytně nutnou také pro potřeby kontrolní komise.

      Pokud nebude projednávána členskou schůzí změna stanov, pak navrhujeme přijmout toto další usnesení:

   8. Členská schůze se usnesla, že za administrativní náklady spojené s převodem nebo přechodem členského podílu náleží družstvu poplatek:
      1. ve výši 1.000,- Kč při změně členství v důsledku dědictví,
      2. ve výši 2.000,- Kč při změně členství převodem nebo darováním mezi osobami blízkými,
      3. ve výši 4.000,- Kč při změně členství převodem nebo darováním mezi ostatními osobami.

V Praze dne 24. 3. 2003

Eduard Škoda
předseda kontrolní komise

Ing. Zdeněk Laňka
místopředseda kontrolní komise

Olga Zemanová
členka kontrolní komise