Zápis z jednání kontrolní komise BD MALENICKÁ 1785-7 ze dne 29. 11. 2002

Přítomni: paní Olga Zemanová, Ing. Zdeněk Laňka a Eduard Škoda
Host: paní Irena Nováková, členka představenstva BD

Kontrolní komise (dále jen „KK“) se sešla dne 29. 11. 2002 k mimořádnému jednání v zasedací místnosti akciové společnosti BELET v Praze – Hostivaři. Vyjadřuje tímto poděkování panu Zemanovi, který zasedací místnost velice ochotně a nezištně k jednání KK zapůjčil.

Hlavním bodem jednání KK bylo projednání stížnosti člena BD, pana Ing. Tomáše Červenky, bytem Malenická 1787, ze dne 27. 11. 2002, kterou téhož dne předal do rukou předsedy KK.

Ve stížnosti žádá, aby KK svolala mimořádnou členskou schůzi členů BD. Uvádí, že představenstvo BD vyhlásilo výběrové řízení na uvolněný byt č. 16 v domě Malenická 1785 v rozporu s článkem č. 38 odst. 2 stanov BD, který uvádí, že nájemcům - nečlenům BD je výše nájemného a ostatních poplatků vyměřována představenstvem po schválení členskou schůzí. Tím, že výši nájemného stanovilo představenstvo bez souhlasu členské schůze, jednalo protiprávně. Dále stěžovatel napadá průběh výběrového řízení, kdy byly podle jeho názoru ze soutěže předem vyřazeny realitní kanceláře, a napadá také jeho výsledek, protože nebyl vybrán zájemce s nejvyšší nabídkou. Již při osobních rozhovorech se členy představenstva prý obdržel sporné informace, ze kterých usoudil, že výběrové řízení nebude „100% košér“. Stěžovatel požaduje anulování výběrového řízení a jeho opakování podle jasných pravidel. Navrhuje, aby členská základna měla k těmto pravidlům možnost se vyjádřit.

Z dokumentace BD bylo zjištěno, že záměr pronajmout uvolněný byt č. 16 projednalo představenstvo na své schůzi dne 9. 10. 2002. Prvá informace o tomto záměru (bez data) byla na nástěnkách všech domů vyvěšena v průběhu 43. týdne. Byt byl pozůstalými fyzicky vyklizen dne 19. 10. 2002. Protože zveřejněná informace uváděla pouze základní požadavky na budoucí pronájem, byla dne 9. 11. 2002 na nástěnkách i na dveřích všech tří domů vyvěšena další informace, která konkretizovala podmínky pro pronájem bytu a stanovila způsob podávání nabídek a termín ukončení výběrového řízení – 24. 11. 2002. Podmínky pronájmu byly zveřejněny také prostřednictvím Internetu. Na druhou stranu bylo na řadu inzerátů zájemců o pronájem telefonicky i elektronicky odpovězeno.

Na schůzi představenstva dne 25. 11. 2002 byly projednány nabídky, které byly představenstvu BD doručeny. Podle zápisu z této schůze se jednalo pouze o tři písemné nabídky, z nichž jedna navrhovala odkoupení bytu (byla vyřazena). Ze zbývajících dvou nabídek se představenstvo rozhodlo pro nabídku pana Kloučka. Nabídka paní Brnkové, členky BD, nebyla vybrána vzhledem k problémům této nájemnice s placením úhrad vůči BD i k problémům, které má s dodržováním pořádku v domě.

Z dokumentace představenstva BD dále KK zjistila, že syn stěžovatele podal proti výsledkům výběrového řízení odvolání, které není datováno – BD bylo doručeno dne 27. 11. 2002. V odvolání uvádí, že dne 23. 11. 2002 do schránky BD vhodil svou nabídku na pronájem, ale tato nabídka nebyla představenstvem projednána. Považuje proto celé výběrové řízení za neplatné a navrhuje vypsání nového výběrového řízení.

Ještě téhož dne bylo dopisem podepsaným předsedou a místopředsedou BD odvolateli sděleno, že jeho nabídka nemohla být do výběrového řízení zařazena, protože do termínu 24. 11. 2002 představenstvo jeho nabídku neobdrželo i přesto, že „bylo dohodnuto její předání jak do poštovní schránky, tak do rukou předsedy BD Ing. Drahotského“. Představenstvo BD odvolateli zároveň sdělilo, že výběrové řízení bylo ukončeno a pronájem bytu byl přidělen jinému žadateli. Proti rozhodnutí představenstva se může odvolat ke KK. Z dokumentace BD však není zřejmé, jakým způsobem se představenstvo na tomto svém rozhodnutí usneslo, ani jak bylo odvolateli doručeno.

Vzhledem k námitkám stěžovatele se KK podrobně zabývala průběhem celého výběrového řízení a dospěla k následujícím závěrům:

Způsob, jak představenstvo BD zajišťuje evidenci došlé pošty a dalších písemností je naprosto nevyhovující. Představenstvo sice dne 4. 11. 2002 rozhodlo, že klíče od schránky BD a evidenci došlé pošty bude zajišťovat pouze jedna osoba (paní I. Nováková), k dnešnímu dni však evidence pošty zavedena nebyla a klíče od schránky má nadále také Ing. F. Kopecký, CSc. KK vyžaduje na představenstvu BD okamžité zavedení evidence došlé i odeslané pošty a přijmutí dalších opatření k nápravě tohoto stavu. Termín: ihned;
Rozhodnutí představenstva BD o výběru nájemce pana Kloučka na uvolněný byt č, 16/1785 ze dne 25. 11. 2002 nebude KK zpochybňovat za podmínek, že:

představenstvo bude respektovat stanovisko KK k obsahu nájemní smlouvy s budoucím nájemcem bytu č. 16/1785 (viz bod č. 7 zápisu ze schůze KK ze dne 7. 11. 2002). Rozhodovat o nakládání s uvolněnými byty je podle čl. 23 odst. 4 písm. l) stanov BD výlučně v kompetenci členské schůze a podle písm. k) téhož odstavce podléhá jakékoli nakládání s nemovitým majetkem BD (včetně všech závazků) schválení členskou schůzí. Písemný příslib členství v BD i pouhé zdůrazňování takové možnosti ve smlouvě, jejímž obsahem má být výlučně pronájem bytu, by bylo porušením stanov BD ze strany představenstva;
nájemní smlouva musí být s nájemcem uzavřena na dobu určitou (na jeden rok) a jejím zpracováním musí být pověřen odborník (právník);
po uplynutí této roční smlouvy musí být na pronájem bytu na další období vyhlášeno nové výběrové řízení podle jasných pravidel, která zamezí všem pochybnostem – tato pravidla musí být v souladu se stanovami BD předem schválena členskou schůzí;

Tyto podmínky musí být představenstvem akceptovány, v opačném případě bude KK považovat takové jednání za hrubé porušení stanov BD a podá sama na základě čl. 23 odst. 3 stanov BD podnět ke svolání mimořádné členské schůze. KK vyžaduje na představenstvu předložení návrhu nájemní smlouvy na byt č. 16/1785. Termín: před podpisem nájemní smlouvy;

Na základě dokumentace i dalších informací, které byly získány o průběhu výběrového řízení, a s ohledem za bezprostřední zájmy všech členů BD, bylo rozhodnuto, že pokud představenstvo akceptuje všechny zde uvedené připomínky KK, pak není nutné svolávat mimořádnou členskou schůzi. S ohledem na povinnosti vyplývající z uzavření účetního období roku 2002 doporučuje KK svolání řádné členské schůze na druhou polovinu března 2003;
Stěžovateli, panu Ing. Červenkovi, bude prozatím adresováno sdělení, že KK se sešla k projednání jeho stížnosti na průběh výběrového řízení, ale že charakter jeho námitek vyžaduje právní konzultaci. Teprve poté může KK učinit kvalifikované závěry. O konečném výsledku bude stěžovatel následně písemně vyrozuměn. Zároveň bude stěžovateli oznámeno, že za současné situace nebylo KK doporučeno svolání mimořádné členské schůze. Termín: KK, do jednoho týdne;
KK se dohodla, že námitka Ing. Červenky ohledně porušení stanov a případný další postup KK budou nezávisle na představenstvu konzultovány s právníkem (důvodem je snaha předejít případnému soudnímu sporu). Náklady na právní pomoc budou hrazeny BD. Představenstvo se tímto žádá o vystavení písemné objednávky na tuto službu. Termín: do 12. 12. 2002;
Předseda KK byl pověřen dojednat schůzku s právničkou JUDr. Císařovou, která částečně zná problematiku našeho BD (zajišťovala právní pomoc při vzniku BD). Na jednání budou kromě vzniklé situace konzultovány také další otázky, které souvisí s činností a hospodařením BD a také příprava na změny stanov. Jednání se budou účastnit minimálně dva členové KK;
KK se zabývala také způsobem, kterým představenstvo zajišťuje správu majetku BD. Situace, která vznikla v souvislosti s výběrovým řízením, odkryla řadu nedostatků v činnosti a rozhodování představenstva, jejichž příčinou je buď neznalost příslušných právních předpisů nebo organizační nepřipravenost tyto situace řešit. Představenstvo si musí uvědomit, že mu byla členy BD svěřena odpovědnost za řádné hospodaření s majetkem BD (hodnota přesahuje 19. mil. Kč) a že musí jednat vždy ve prospěch všech jeho členů. Pokud představenstvo samo není schopno některé z činností zabezpečovat, musí tyto činnosti zajistit prostřednictvím odborných a specializovaných firem. KK připomíná, že ke způsobu správy nemovitého majetku bude na příští členské schůzi zaujímat stanovisko.
Zásadní výhrady má KK ke zřízení platební karty, kterou představenstvo z běžného účtu vybírá hotovost. Stanovy BD v čl. 27 odst. 8 jednoznačně vymezují způsob, jakým navenek jedná představenstvo BD – vždy je zapotřebí podpisu předsedy a místopředsedy nebo jednoho z nich a dalšího člena představenstva. S souladu s tím bylo zřízeno dispoziční právo k běžnému i termínovému účtu BD u Komerční banky – ke každé manipulaci s účtem je zapotřebí dvou podpisů členů představenstva. Vystavením platební karty je tento princip obcházen a je tím umožněna manipulace s peněžními prostředky pouze jednomu členu představenstva – dochází tak k porušení stanov BD. Navíc při ztrátě platební karty hrozí její zneužití, kdy je sice limitován hotovostní výběr, ale platby za nákup zboží limitovány nejsou. KK proto vyžaduje okamžité zrušení platební karty. Zrušení platební karty doloží představenstvo KK dokladem z banky. Termín: do 4. 12. 2002;
KK zastává názor, že vedením pokladní hotovosti by měla být pověřena osoba, která se zároveň nepodílí na vynakládání těchto prostředků (sama pro BD nic nenakupuje): Tento princip je běžně používán u většiny právnických osob a preventivně předchází případnému zneužití peněžních prostředků nebo jejich neoprávněnému vynakládání. KK proto vyzývá představenstvo, aby vedením pokladní hotovosti pověřilo osobu, která není totožná s předsedou či místopředsedou BD (např. opět paní I. Novákovou). O rozhodnutí představenstva v této věci požaduje KK písemnou informaci. Termín: do 12. 12. 2002;
KK dále představenstvo vyzývá, aby stavební úpravy, které provádí v suterénu domu 1786, neprodleně ohlásilo Stavebnímu úřadu městské části Praha 11.
V souvislosti s revizí hasicích přístrojů, která se koncem listopadu 2002 uskutečnila ve všech třech domech, žádáme představenstvo o zdůvodnění těchto prací. Revize má být prováděna podle zákona jedenkrát ročně a předcházející kontrola proběhla podle podkladů firmy CENTRA, v. o. s. krátce před předáním domů do správy BD. KK požaduje zdůvodnění těchto prací písemnou informací. Termín: do 12. 12. 2002;
Závěrem se KK zabývala částkou 67.684,73 Kč, kterou převedla správní firma CENTRA, v. o. s na účet BD jako vyúčtování ke dni převodu nemovitostí. Představenstvo přes doporučení KK (bod č. 10 zápisu z jednání KK ze dne 7. 11. 2002) nevrátilo tuto částku a ponechalo ji na svém účtu. KK trvá na tom, že BD nemá na tyto peněžní prostředky žádný právní nárok a nemůže s nimi disponovat! Jedná se o vyúčtování nákladů na opravy a údržbu domů, paušálních nákladů, nákladů na úklid a správní odměny firmě CENTRA, v. o. s ke dni 17. 7. 2002. S výjimkou dvou případů se jedná o přeplatky, které vznikly ze smluvního vztahu mezi předcházejícím vlastníkem nemovitostí (Městskou částí Praha 11) a nájemci jednotlivých bytů. Vypořádání těchto závazků je výlučně věcí těchto dvou smluvních stran a nelze je přenášet na stranu třetí. BD MALENICKÁ 1785-7 není právním nástupcem předcházejícího vlastníka a nemůže přebírat jeho práva ani jeho povinnosti. Pokud BD vznikly nějaké výdaje výše uvedeného charakteru v období od 17. 7. 2002 do 31. 7. 2002, musí se jejich úhrada řešit odděleně. Protože domy byly fyzicky předány až závěrem měsíce července 2002 a jejich správu začalo BD zajišťovat až okamžikem převzetí, žádné náklady spojené se správou domů BD v měsíci červenci 2002 nevznikly. Zásadní je také skutečnost, že nájemní smlouvy mezi BD a jednotlivými uživateli bytů a nebytových prostorů byly uzavřeny až ode dne 1. 8. 2002, to znamená, že před tímto datem nemá BD právní nárok po nájemnících žádné platby ani požadovat, ani si je přivlastňovat. Konečné řešení v této věci bude předmětem dalšího jednání mezi KK a představenstvem;
Předseda KK byl pověřen zajistit odborné posouzení k problematice předcházejícího bodu a způsob řešení konzultovat také s firmou ProDům;
KK je orgán družstva, který rozhoduje kolektivně, proto jejím jménem nemůže rozhodovat žádný člen samostatně. Podpis předsedy KK pod informací o vyhlášení výběrového řízení není v souladu s výše uvedeným principem. Úlohou KK není podílet se na rozhodování představenstva, ale má činnost představenstva kontrolovat a zjednávat případnou nápravu.